Hinweise zur Datenverarbeitung durch Elternvertreter

Elternvertreter sind eine eigene verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, das heißt, sie müssen selbst darauf achten, personenbezogene Daten im Einklang mit der DS-GVO zu verarbeiten, da sie für etwaige Verstöße datenschutzrechtlich verantwortlich gemacht werden können. 

Der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI) möchte an dieser Stelle um Probleme und Beschwerden von anderen Eltern zu vermeiden, weil z. B. ein offener E-Mail-Verteiler verwendet wurde, die nachfolgenden Hinweise geben. Es werden die wichtigsten Begriffe erklärt und Fragen und Antworten zusammengestellt. Wenn Ihre Frage nachfolgend nicht geklärt wird, können Sie sich gerne jederzeit an den TLfDI wenden.

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind unter anderem alle Informationen, durch die eine bestimmte Person erkennbar wird, wie z. B. Namen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern. Außerdem gehören dazu u. a. Informationen über besondere Merkmale der Person, die etwas über die physische, psychische, soziale, wirtschaftliche oder kulturelle Identität dieser Person aussagen.

Warum ist die Elternvertretung datenschutzrechtlich selbst verantwortlich und nicht die Schule?

Wer über den Zweck und die Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet, ist verantwortlich dafür, dass dies auf datenschutzgerechte Weise geschieht. Wenn Elternvertreter also entscheiden, welche Informationen sie im Rahmen ihrer Aufgabe an die Klasseneltern weitergeben ist dies der Zweck der Datenverarbeitung. Dabei entscheiden die Elternvertreter auch, welches Mittel sie dafür nutzen, z. B. einen E-Mail-Verteiler, einen Rundbrief oder eine WhatsApp-Gruppe. Die Elternvertretung entscheidet also unabhängig von der Schule und ist deshalb auch selbst verantwortlich für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten.

Welche Daten darf ich als Elternvertreter erheben?

Eine der zentralen Aufgaben der Elternvertreter ist der Kontakt mit den anderen Klasseneltern. Dazu sind die Namen und Kontaktdaten der Eltern erforderlich. Diese können aufgrund einer Einwilligung der Eltern erhoben werden. Eine Einwilligung kann grundsätzlich formfrei eingeholt werden. Es bietet sich aber an, die Angaben der Eltern mit einem Einwilligungsformular zu erheben. Dabei muss unter anderem eindeutig ersichtlich sein, welche Daten zu welchen Zwecken erhoben werden, wie lange sie gespeichert werden und ob diese an andere Eltern weitergegeben werden dürfen.

Weitergabe und Speicherung 

Es gilt der Grundsatz der Verschwiegenheit. Personenbezogene Daten, zu denen die Elternvertreter in ihrer Funktion Zugang haben, dürfen nur weitergegeben oder anderen offengelegt werden, wenn es dafür eine rechtliche Grundlage gibt. Außerdem müssen die personenbezogenen Daten (wie z. B. Klassenlisten, Adress-Listen) sicher gespeichert werden, sei es elektronisch verschlüsselt oder auf Papier in einem abschließbaren Schrank, um den Zugriff von unberechtigten Dritte zu verhindern. Daten, die nicht mehr benötigt werden, müssen unverzüglich gelöscht werden, das gilt insbesondere nach Beendigung der Amtszeit als Elternvertreter.

Wie dürfen Elternvertreter mit anderen Eltern kommunizieren?

E-Mails können mit einem Verteiler in der Regel datenschutzkonform versendet werden. Wichtig ist, dass die E-Mail-Adressen der Eltern im Feld „Bcc“ (blind carbon copy) eingegeben werden und nicht bei „An“ oder „Cc“, da die Adressen sonst allen Mitgliedern der Liste offengelegt werden. Dies ist aber nicht erforderlich und in den meisten Fällen besteht hierfür keine Einwilligung. Natürlich gilt auch hier, dass auch der Inhalt der E-Mail nur so wenig personenbezogene Daten wie unbedingt erforderlich enthalten sollte.

WhatsApp und andere Messenger Apps sind aus datenschutzrechtlicher Sicht nicht empfehlenswert. Auch wenn alle Eltern mit der Nutzung einverstanden sind, kann die Elternvertretung als verantwortliche Stelle (siehe oben) nicht gewährleisten, dass die Datenverarbeitung durch den Betreiber der App den Anforderungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung entspricht. Dazu müsste die Elternvertretung einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter (im Falle von WhatsApp mit Meta Inc,) abschließen. 

Grundsätzlich sollten sich Elternvertreter immer fragen, ob die personenbezogenen Daten, die sie erheben, erhalten oder weitergeben, für ihre Tätigkeit erforderlich sind. Dies gilt in ganz besonderem Maße für die Verarbeitung von sensiblen Gesundheitsdaten. Es ist z. B. nicht erforderlich, allen Eltern per E-Mail-Verteiler mitzuteilen, welche Schülerinnen und Schüler Geld vom Förderverein für die Klassenfahrt beantragen können oder welche Eltern noch nicht für das gemeinsame Geschenk an die Lehrkraft bezahlt haben. Grundsätzlich sollten sensible Daten, wie z. B. welche Schülerinnen und Schüler regelmäßig den Unterricht stören oder gemobbt werden, gar nicht per E-Mail ausgetauscht werden, sondern lieber das persönliche Gespräch gesucht werden. Auch dabei gilt es darauf zu achten, dass Äußerungen, die Elternvertretern in ihrer Funktion anvertraut wurden, nur an Dritte weitergegeben werden dürfen, wenn dazu eine ausdrückliche Einwilligung erteilt wurde.

Mustereinwilligung:

Anrede:

Name, Vorname Elternteil:

Name des Kindes:

E-Mail:

Telefonnummer (freiwillige Angabe):

Adresse (freiwillige Angabe):

☐ Ich willige ein, dass meine o.a. Daten für die Kontaktaufnahme der Elternvertretung mit mir verwendet werden dürfen. Die Kontaktaufnahme dient ausschließlich der Information, Organisation und Abstimmung im Rahmen der Tätigkeit der Elternvertretung.

☐ Ich willige ein, dass mein Name und meine  

             ☐ E-Mail Adresse

             ☐  Telefonnummer

             ☐  postalische Adresse 

  anderen Eltern zur Verfügung gestellt werden dürfen, um eine Kontaktaufnahme mit mir unabhängig von der Elternvertretung zu ermöglichen.

Ich kann meine Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen, ich erhalte jedoch dann ggf. keine Informationen mehr durch die Elternvertretung.

Meine Daten werden nur so lange gespeichert, bis die Amtszeit der Elternvertretung endet. Sollte ich meine Einwilligung widerrufen, werden die Daten unverzüglich gelöscht.

Datum, Unterschrift