Neben der proaktiven Informationsbereitstellung regelt das ThürTG das bereits aus dem Thüringer Informationsfreiheitsgesetz bekannte Verfahren des Informationszugangs auf Antrag.

Um die gewünschten Informationen zu erhalten, ist zunächst ein Antrag auf Informationszugang erforderlich. Der Antrag kann von jedermann sowohl schriftlich als auch mündlich, zur Niederschrift oder elektronisch gestellt werden. Zu beachten ist, dass der Antrag im Falle des § 2 Abs. 2 ThürTG an die öffentliche Stelle zu richten ist, die sich der natürlichen oder juristischen Person des Privatrechts bedient oder dieser Person die Erfüllung öffentlich-rechtlicher Aufgaben übertragen hat. Sofern eine Beleihung vorliegt, ist der Antrag gegenüber dem Beliehenen zu stellen.

Grundsätzlich bedarf der Antrag auf Informationszugang keiner Begründung. Sollte der Antrag jedoch personenbezogene Daten Dritter betreffen, muss er begründet werden und gegebenenfalls ein rechtliches Interesse (sofern eine Abwägung nach § 13 Abs. 1 Nr. 5 ThürTG vorgenommen werden muss) geltend gemacht werden. Um den Antrag möglichst effektiv bearbeiten zu können, sollte sich aus dem Antrag nach Möglichkeit genau entnehmen lassen, welche amtlichen Information konkret begehrt werden. Dies erleichtert die Suche der öffentlichen Stellen nach den Informationen und unnötige Rückfragen können vermieden werden.

Der Zugang wird nur zu den vorhandenen amtlichen Informationen gewährt - grundsätzlich besteht somit keine Verpflichtung der öffentlichen Stelle, die Informationen erst aufgrund des eingegangenen Antrags zu beschaffen.

Sobald der Antrag auf Informationszugang bei der öffentlichen Stelle eingegangen ist, beginnt bei ihr die Prüfung, ob und in welchem Umfang dem Antrag entsprochen werden kann.

Das ThürTG sieht Ausnahmen vor, bei deren Vorliegen ein Informationszugang ausgeschlossen ist. Diese Ausschlussgründe sind in den §§ 12 - 14 ThürTG geregelt. So besteht der Anspruch auf Informationszugang nicht, wenn das Bekanntwerden der begehrten Information nachteilige Auswirkungen, zum Beispiel auf die öffentliche Sicherheit oder auf die fiskalischen Interessen der in den Anwendungsbereich fallenden Stellen im Wirtschaftsverkehr haben kann. Der Antrag ist abzulehnen, soweit die amtliche Information einer durch Rechtsvorschrift oder durch Verschlusssachenanweisung für das Land geregelten Geheimhaltungs- oder Vertraulichkeitspflicht unterliegt oder wenn beispielsweise bei vertraulich erhobenen oder übermittelten Informationen das Interesse des Dritten an einer vertraulichen Behandlung fortbesteht. Zudem kann der Antrag abgelehnt werden, wenn die Bearbeitung einen unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwand erfordert oder der Antrag missbräuchlich gestellt wurde. Diese Begrenzungsmaßnahmen sind jedoch eng auszulegen.

§ 12 Abs. 2 ThürTG sieht den Schutz des behördlichen Entscheidungsprozesses, d. h. des Prozesses der Willensbildung der öffentlichen Stelle, vor. Hiervon sind jedoch die Grundlagen, auf denen die Willensbildung erfolgt, zu unterscheiden. Dieser Ablehnungsgrund entfällt zudem mit dem Abschluss des Verfahrens, da dann die Entscheidung nicht mehr beeinflusst werden kann.

Auch der Schutz von personenbezogenen Daten und Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen wird nach dem ThürTG beachtet. Der Zugang zu diesen Daten ist grundsätzlich ausgeschlossen, es sei denn, es liegen die genannten Ausnahmen nach § 13 Abs. 1 ThürTG vor.

Sobald die begehrten Informationen (z. B. behördliches Gutachten, das auch Name und Anschrift einer dritten Person beinhaltet) personenbezogene Daten Dritte betreffen, ist nach § 10 Abs. 4 ThürTG ein Drittbeteiligungsverfahren einzuleiten. Im Drittbeteiligungsverfahren gibt die öffentliche Stelle dem Betroffenen (hier Dritter) schriftlich die Gelegenheit zur Stellungnahme innerhalb eines Monats (§ 10 Abs. 4 Satz 1 ThürTG), ob dieser mit der Herausgabe der begehrten Information einverstanden ist oder nicht. Bei besonders geschützten personenbezogenen Daten (rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, Gesundheitsdaten, etc.) gilt die Einwilligung als verweigert, wenn sie nicht innerhalb eines Monats vorliegt (§ 10 Abs. 4 Satz 2 ThürTG). Soll dem Antrag auf Informationszugang im weiteren Verlauf trotz ablehnender Stellungnahme des Dritten, stattgegeben werden, gibt die öffentliche Stelle dem Dritten nochmals Gelegenheit, sich innerhalb von zwei Wochen zu den für die Entscheidung erheblichen Tatsachen zu äußern. Danach ist dem Dritten die Entscheidung der öffentlichen Stelle mitzuteilen. Der Informationszugang darf jedoch erst dann gewährt werden, wenn die Entscheidung gegenüber dem Dritten Bestandskraft hat (durch Ablauf von Widerspruchs- und Klagefristen oder nach einer rechtskräftigen Gerichtentscheidung) oder die sofortige Vollziehung durch die öffentliche Stelle angeordnet wurde und zwei Wochen nach Bekanntgabe dieser Anordnung verstrichen sind.

Die Durchführung des Drittbeteiligungsverfahrens kann zur Folge haben, dass sich das Informationszugangsverfahren möglicherweise in die Länge zieht. Sofern es auf die Daten Dritter nicht ankommt, ist es hilfreich, dies der öffentlichen Stelle bereits bei der Antragstellung mitzuteilen; die Daten des Dritten können dann z. B. geschwärzt werden.

Über den Antrag auf Informationszugang hat die öffentliche Stelle unverzüglich, spätestens innerhalb von einem Monat nach seinem Eingang zu entscheiden (§ 10 Abs. 3 Satz 1 ThürTG). Voraussetzung hierfür ist gemäß § 9 Abs. 4 Satz 1 ThürTG, dass der Antrag hinreichend bestimmt sein muss. Diese Frist kann einmal angemessen verlängert werden, wenn der Umfang oder die Komplexität der Information oder die Beteiligung Dritter dies rechtfertigen sollte. Über eine Fristverlängerung ist der Antragsteller umgehend zu informieren.

Der Informationszugang nach § 9 ThürTG ist grundsätzlich mit Kosten verbunden (§ 15 ThürTG). Damit soll der Aufwand ausgeglichen werden, der der öffentlichen Stelle bei der Aufbereitung der Informationen entstanden ist. Lediglich Informationen, deren Zugang keinen erheblichen Zeitaufwand und keine Sachmittel erfordern, sind ohne die Erhebung von Kosten zugänglich zu machen (§ 15 Abs. 1 Satz 4 ThürTG).

Da unmöglich die Kosten bei der Antragstellung exakt abgeschätzt können, hat die öffentliche Stelle über die voraussichtlichen Kosten vorab zu informieren (§ 15 Abs. 1 Satz 5 ThürTG). Dazu sollte möglichst konkret mitgeteilt werden, welche Kostenfaktoren von der öffentlichen Stelle für Ihren Antrag in Ansatz gebracht werden (Drittbeteiligungsverfahren, Umfang der Akten, noch vorzunehmende Schwärzungen etc.).

Seit dem 20. September 2022 ist hierzu eine Verwaltungskostenordnung zum Thüringer Transparenzgesetz (ThürTGVwKostO) in Kraft getreten.

Die Auskunft kann durch die öffentliche Stelle mündlich, schriftlich oder elektronisch erteilt werden (§ 9 Abs. 1 ThürTG). Dem Antragsteller kann Akteneinsicht gewähren oder die Informationen in einer sonstigen Weise zur Verfügung gestellt werden (§ 11 Abs. 1 Satz 2 ThürTG). Gewährt die öffentliche Stelle Akteneinsicht, so können Notizen und Kopien vom Antragsteller angefertigt werden, sofern keine Urheberrechte dem entgegenstehen.

Verlangt der Antragsteller eine bestimmte Art des Informationszugangs, so darf diese nur aus wichtigem Grund auf andere Art gewährt werden (§ 11 Abs. 1 Satz 3 ThürTG).

Als einen solchen wichtigen Grund hat der Gesetzgeber zum Beispiel einen deutlich höheren Verwaltungsaufwand benannt (§ 11 Abs. 1 Satz 4 ThürTG). Sollte der Antrag teilweise abgelehnt werden, etwa weil Ausschlussgründe dem Informationszugang entgegenstehen, heißt dies nicht automatisch, dass auch kein Zugang zu den hiervon nicht betroffenen Informationen besteht. Die geheimhaltungsbedürftigen Informationen können beispielsweise unkenntlich gemacht oder abgetrennt werden. Ist die Informationsgewährung lediglich zu dem aktuellen Zeitpunkt nicht möglich, soll die öffentliche Stelle mitteilen, ob und wann die Informationen zu einem späteren Zeitpunkt zugänglich gemacht werden können (§ 10 Abs. 6 ThürTG). Das erspart ein unnötiges mehrmaliges Stellen von inhaltsgleichen Anträgen.